Jövő irodája: a rosszul kialakított iroda 28 százalék fókuszidőt vehet el

A mai munkahelyeken az iroda már nem pusztán helyszín, hanem a teljesítményt közvetlenül befolyásoló környezet.

Horváth Réka workplace stratéga és service designer a Business Class műsorban rámutatott: egy rosszul tervezett tér akár a munkaidő harmadát is elviheti a koncentrációból, míg a jól működő jövő irodája egyensúlyt teremt a fókuszált munka és a közösségi élmény között.

„Egy rosszul kialakított iroda akár 28% fókuszidő is elveszhet, ami majdnem harmada a munkaidőnek.”

A jövő irodája nem csupán esztétikai kérdés, hanem hatékonysági kihívás is.

Horváth Réka workplace stratéga és service designer a Business Classban a Jazzy Rádió FM90.9-en világosan rámutatott: egy rosszul kialakított iroda akár 28 százalék fókuszidőt is elvehet, mert a folyamatos zaj és a zavarások megakadályozzák a mély koncentrációt. Ez a szám sokaknak meglepő, pedig a szakmában régóta ismert jelenség. Az open office trend sok cégnél a költséghatékonyság jegyében született, ahol minél kevesebb helyre próbálnak minél több embert bezsúfolni. A megrendelők gyakran nem számolnak azzal, hogy a nagy térben keletkező alapzaj és a kollégák állandó mozgása folyamatosan eltereli a figyelmet. Egy egyszerű séta mellettünk is perceket vehet el a visszatéréshez, így jön ki az a közel 30 százalékos időveszteség.

A jövő irodája ezért nem a nyílt tér korlátlan kiterjesztéséről szól, hanem okos zónázásról.

A hibrid munkavégzés térnyerése miatt sok cég hotdeskinget alkalmaz, ahol nincs állandó asztal, hanem naponta új helyet választanak a dolgozók. Ez költséghatékony, de csak akkor működik jól, ha az open office-t kisebb, 10-15 fős csoportokra osztják. Hasonló munkakörű kollégákat egy térbe vonnak, térhatároló elemekkel elválasztva őket a nagy tömegtől. Így marad a közösségi hangulat, de nem fullad bele a káoszba. A jövő irodája pontosan ezt az egyensúlyt keresi: helyet ad az egyéni fókuszált munkának, miközben támogatja a személyes találkozásokat.

Nem elég, ha az iroda szép – működnie kell. A szépség szubjektív, mégis vannak univerzális elemek, amelyek növelik a teljesítményt.

A természetes fény például alapvető. Sok modern irodában hiányzik, de a cirkadián ritmust követő LED-világítás megoldja: reggel gyengébb, később erősebb fény utánzása segít fenntartani az energiát és a jó közérzetet. A növények jelenléte pedig szinte mindenkinél beválik – kimutatott adat szerint akár 15 százalékkal is növelheti a hatékonyságot. A jövő irodája tele van zölddel, természetes anyagú bútorokkal és a színelmélet szerint kiválasztott árnyalatokkal, amelyek illeszkednek a munkatípushoz.

Még ennél is fontosabb a personalizáció.

A dolgozóknak lehetőséget kell adni, hogy az asztalukat, a falat vagy egy polcot a saját tárgyaikkal tegyék otthonossá. Aki otthon érzi magát, az hatékonyabban dolgozik. A levegőminőség és a hőmérséklet sem elhanyagolható. Jogi előírások ugyan léteznek a köbméter levegőre, de a valós szükségletek gyakran meghaladják a minimumot. A régi vagy lakásirodákban az ablaknyitás egyszerű megoldás, míg a modern épületekben a szellőztetőrendszer döntő. A hőmérséklet-komfort pedig örök vita – nincs két egyforma ember, ezért a jövő irodája rugalmas zónákat kínál.

A hibrid munkavégzés teljesen átalakította a tervezést.

Öt évvel ezelőtt még más volt a fókusz, ma a megrendelők közösségi tereket szeretnének, ahol az emberek szívesen bejönnek és találkozhatnak. Ugyanakkor a kutatások szerint a legtöbb dolgozó elsősorban fókuszált munkát akar végezni az irodában, mert otthon erre gyakran nincs megfelelő tér. A jövő irodája ezért kombinálja a kettőt: jól szegmentált közösségi zónákat és csendes fókuszterekkel. A return to office trend is ezt erősíti, de csak akkor lesz sikeres, ha valóban megéri bejönni.

Az első lépés mindig a kutatás.

A workplace stratégia nem a dizájnnal kezdődik, hanem mély beszélgetésekkel: a vezetők, a divíziófejesek, a HR-esek, az office managerek és a dolgozók bevonásával. Így az iroda valóban az igényeikre szabott lesz, nem pedig általános sablon. Horváth Réka szerint a jövő irodája zöld, zónázott és támogató – ahol a zaj nem zavar, a növények inspirálnak, és mindenki megtalálja a saját helyét.

A jövő irodája tehát nem luxus, hanem befektetés a teljesítménybe. Aki ma okosan tervez, az holnap hatékonyabb csapatot és elégedettebb dolgozókat kap.

• Milyen hatása van a zajnak az irodai munkára? Egy rosszul kialakított open office-ban a folyamatos alapzaj és a kollégák mozgása akár 28 százalék fókuszidő-veszteséget okozhat, mert perceket vesz el a visszatéréshez.
• Mi a hotdesking és mikor működik jól? A hotdesking azt jelenti, hogy nincs saját asztal, hanem naponta új helyet választanak a dolgozók. Jól működik, ha az open office-t zónázzák 10-15 fős csoportokra.
• Hogyan növelik a növények a hatékonyságot? A növények jelenléte szinte mindenki számára kedvelt, és kimutatottan akár 15 százalékkal növelheti a teljesítményt a jövő irodájában.

Kapcsolódó tartalmak:

Stabilizálódik a magyar munkaerőpiac 2026 márciusában
Ideje újragondolni az irodatereket

A rosszul kialakított iroda akár 30 százalékos teljesítményminimalizálást is okozhat